Management assistent(e) - Projectopvolging

31-3-2021

Management assistent - projectopvolging

80% VTE

Huurpunt

HUURpunt vzw is de federatie van sociale verhuurkantoren (SVK's) in Vlaanderen en beoogt door beleidsbeïnvloeding de context van de SVK's te verbeteren, zodat zij hun missie kunnen verwezenlijken. HUURpunt doet dit op een transparante en democratische manier, met actieve betrokkenheid van de SVK's. Daarnaast zorgt de organisatie voor ondersteuning van de SVK's op het vlak van vzw-wetgeving, werkgeversmaterie en hun administratieve werking. Bovendien organiseert HUURpunt overleg- en vormingsmomenten, brengt de werkingen van de SVK's goed in beeld en promoot het SVK systeem bij eigenaars van private woningen. Voor meer info, zie onze website www.huurpunt.be.

Context

Je komt terecht in een sector waar zich grote organisatorisch veranderingen aandienen. De SVK sector staat voor de grote uitdaging om samen met de sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM's) tegen 1 januari 2023 in heel Vlaanderen woonmaatschappijen te vormen... organisaties waar het personeel met ervaring en expertise aanwezig is om de huidige activiteiten te borgen en een nog sterkere dienstverlening aan te bieden. Het samenvoegen van activiteiten alsook van SHM- en SVK-personeel heeft tot doel om slagkrachtige woonmaatschappijen te vormen om het sociaal woonbeleid in een partnerschap met gemeenten sterker te kunnen vorm geven. 


De functie

Situering

Als management assistent kom je terecht in een team van een 6-tal gemotiveerde stafmedewerkers en rapporteer je rechtstreeks aan de directie. Binnen jouw functie ondersteun je directie en stafmedewerkers op vlak van administratie, projectopvolging en communicatie met als doel hen te versterken in hun werking.

Verantwoordelijkheden

Administratieve ondersteuning

  • Financiële opvolging (budgettering, opvolgen budget, betalingen)
  • Opvolging overlegorganen (planning, organisatie, opmaak presentatie, verslaggeving, rapportering, opvolgen actiepunten)
  • Informatiebeheer (verwerken gegevens nav bevragingen, documentbeheer en archivering, update website)
  • Praktische ondersteuning directie en staf (onthaalfunctie, agendabeheer, personeelsadministratie, organiseren events, faciliteren werkgroepen,…)

Projectopvolging ism en ter ondersteuning van collega's beleid, HR en communicatie

  • Opvolging doelstellingen- en actieplan (domeinen, trajecten, deadlines)
  • Opvolging projecten en wettelijke verplichtingen (GDPR, IT-aangelegenheden, subsidieprojecten,…)
  • Data-analyse ifv beleid, interne organisatie en HR (bevraging verwerken,…)
  • Ondersteuning van de communicatiestrategie van Huurpunt en de SVK-sector (contacten pers en media, ondersteuning woordvoerderschap directie, positief framen sociaal woonbeleid,…)


Competenties

Kerncompetenties

Onderstaande competenties vormen de referentie voor het gedrag en handelen dat van elke medewerker in onze organisatie wordt verwacht.

  • Visie - in staat om zaken op een afstand te bekijken en een ruimere context te plaatsen
  • Eigenaarschap - verantwoordelijkheid voor het eigen leerproces en resultaatsgebieden en deze van de organisatie.
  • Klantgerichtheid - onderzoeken en handelen naar de behoeften van de klant rekening houdend met het organisatiebelang
  • Zelfstandigheid - het werk goed uitvoeren zonder ondersteuning, kunnen beoordelen wanneer al dan niet zelf beslissen
  • Samenwerken - actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk doel

Functie-specifieke competenties

  • Plannen en organiseren - structuur brengen in alle facetten van je werking
  • Nauwkeurigheid - uit eigen beweging taken tot in de details verzorgen
  • Verantwoordelijkheidszin - zich op een plichtsbewuste manier engageren om de eigen resultaten en die van de groep te realiseren en gemaakte afspraken na te komen
  • Flexibiliteit - gedrag en aanpak aanpassen in functie van de situaties met het oog op het bereiken van een bepaald doel
  • Contactvaardig - vlot contact met stakeholders en samenwerking met collega's
  • Oplossingsgericht - in staat om te anticiperen op mogelijke problemen en proactief actie te nemen
  • Creativiteit - nieuwe werkwijzen bedenken die een antwoord bieden op uitdagingen
  • Mondelinge en schriftelijke communicatie - boodschap vaardig, gestructureerd en grammaticaal correct overbrengen naar de doelgroep

Functie-technische competenties

  • Grondige kennis van het Nederlands
  • Grondige kennis van Windows en MS Office-toepassingen
  • Ervaring met rapporteren en presenteren van projecten
  • Kennis en ervaring met boekhouding is een pluspunt
  • kennis en ervaring met personeelsadministratie en sociale wetgeving is een pluspunt

Aanwervingsvoorwaarden

  • Beschikken over minimaal een bachelorsdiploma in een richting die aansluit bij de functie of gelijkwaardig door ervaring
  • Ervaring hebben met/in de non-profit sector is een pluspunt
  • Vertrouwd zijn met administratie en projectopvolging


Aanbod

  • Contract van onbepaalde duur in een tewerkstelling van 80%
  • Verloning volgens PC329.01 A1 met honorering van relevante anciënniteit
  • Extralegale voordelen : groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, eindejaarspremie, abonnement openbaar vervoer, fietsvergoeding
  • Opleidingsmogelijkheden
  • Flexibele werkregeling met glijdende uren en mogelijkheid tot thuiswerk


Sollicitatieprocedure

  • Selectie obv cv en motivatiebrief/video
  • Praktische proef (datum te bepalen)
  • Selectiegesprek op 28.04.2021 (digitaal ov corona maatregelen)

Voor meer informatie over de functie en/of de sollicitatieprocedure, kan je terecht bij Eric Vos, directeur op 0478/45.53.93, eric.vos@huurpunt.be